Working Student - People Operations

Intern / Student, Full or part-time · NRW

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Your Job
Giant Swarm’s people team is looking for a working student. Our “Team Team” mission is to support all company members so that they can do their job in the best way. This includes Human Resources, Finance, Admin and Legal. And as the number of Swarmies grows, our workload grows as well. 
Therefore we need you to support us with

  • Preparation for accounting (invoice handling, reminding people to hand in receipts, etc.)
  • Admin tasks around contracts, documents, keeping our employee files up-to-date
  • Send out payslips and support with general bureaucracy
In addition to that:
  • Support us with the organization of workshops
  • Help us with data analysis (ever calculated the NPS of a hiring presentation? Probably not. With us you will do it!)
  • You are responsible for sending out swag and birthday presents - basically, you are like Santa throughout the year with a Giant Swarm Logo
  • “A little party never killed nobody” is our jam. From customer events to our two on-sites per year - you help organize them and obviously you will be there as well.
Requirements
  • You know how to use the basic software tools (in the old days they were called Word, Excel, and Powerpoint)
  • You speak German on a native level and you are able to communicate in English
  • You live in the area of Cologne and have the possibility to come to our office once a week. Also, you should have around 10-20 hours per week spare to work with us 
  • You are an enrolled student and you plan to keep it that way for a while (we want you to learn something and for that time is needed)
Why we think this job is worth applying to:
  • You get the chance to be part of an international remote tech company and have the flexibility to work wherever and whenever you want 
  • You get a MacBook Pro that you can also use in your free-time 
  • You are invited to international Onsite and have the chance to participate in all meetings you are interested in 
  • We offer you career development and the chance to dive into everything you might be interested in. By the way, a lot of our working students are now working full time with us.
About us

Every new team member changes the team. We love to learn from each other and we are looking for people who know things we don’t. 

  • Becoming part of Giant Swarm means that, by extension, you also become part of the Cloud Native community. We actively contribute to upstream projects and our quarterly hackathons will give you space to work on out-of-the-box projects. Occasionally, when we, as a team, want to fully focus on one project, we scratch all meetings and routines for a certain time to better focus during our hive-sprints.

  • Continuous learning is important to us - we foster this through bi-yearly personal development talks, a budget for training/certifications/coaching as well as regular feedback talks and workshops. Our teams are cross- functional and collaboration is key. 

  • Nothing crazy, but useful Basics: We don't count holidays but set a minimum number; You choose your own hard- and software; As a company that has almost, if not more, kids than employees, family-friendliness is crucial to us and paid parental leave is a no-brainer; We pay monthly perks that cover your costs for working remotely; We meet twice a year as an entire company and (if possible) see conferences as an important place to catch up with team members; We aim to be fully transparent (finance, salaries) unless it hurts people and trust you, based on this to make the best decisions

We failed in exactly describing our way to approach important company elements that can be described with ‘buzzwords’ such as agile mindset, cross-functional teams, self-organization, value of the individual or trust & teamwork. However, we truly care about them, we live them and we constantly iterate on them. Some snippets about how we do this are posted in our blog but by far not all of them. 

Important note: We are not hiring job descriptions. We hire humans. :) We welcome applications from everybody, regardless ethnic or national origin, religion, gender identity, sexual orientation or age.

Requirements

Deine Arbeit

 
Wir suchen dich als Verstärkung für unser People-Team. 

Unsere Mission ist es, alle Mitarbeiter:innen zu unterstützen, damit sie ihre Arbeit bestmöglich erledigen können. Dazu gehören Themengebiete wie Personal, Finanzen, Administration und auch einige rechtliche Bereiche. Je größere unsere Giant Swarm Family wird, desto mehr Arbeit kommt auf unser Team zu. 

Deshalb brauchen wir Dich, als Unterstützung bei Aufgaben wie: 

 

  • Vorbereitende Buchhaltung (Rechnungsbearbeitung, Mahnungen, Finanzen etc.) 

  • Verwaltungsaufgaben rund um Verträge, Dokumente, Mitarbeiterdaten 

  • Versenden von Gehaltsabrechnungen und Unterstützung bei allgemeinen Fragen Rund um Gehälter, Steuer und alles was der deutsche Bürokratiedschungel so hergibt

 

Klingt langweilig, ist es auch aber es gehört dazu, genauso wie die folgendenden cooleren Task: 

  • Organisation von Workshops (intern und extern)

  • Datenanalyse (Hast Du schon einmal den NPS einer Hiring Presentation berechnet?) 

  • Versenden von SWAG Paketen und Geburtstagsgeschenken – im Grunde bist du das ganze Jahr über unser Giant Swarm Weihnachtsmann, der unseren Mitarbeiter:innen immer wieder aufs neue eine Freude bereitet.

  • Planung von Kundenveranstaltungen und Onsites. Zusätzlich zur Planung wollen wir dich natürlich auch vor Ort dabei haben, ganz nach dem Motto „A little party never killed nobody“. 

Dein Profil

Anforderungen 

  • Du kennst dich mit den gängigen Softwaretools (auch bekannt als Word, Excel und Powerpoint) aus

  • Du sprichst Deutsch wie ein junger Goethe und kannst dich auf Englisch verständigen 

  • Du wohnst im Raum Köln und kannst einmal pro Woche in unser Büro kommen. Außerdem solltest du etwa 10-20 Stunden pro Woche Zeit haben, um bei uns zu arbeiten.

  • Du bist eingeschriebener Student und hast nicht vor deinen Studentenstatus so schnell aufzugeben (wir möchten, dass Du etwas lernst und dafür braucht man Zeit)

Immer Noch nicht überzeugt? 

  • Du hast die Chance, Teil eines internationalen Remote-Tech-Unternehmens zu werden und hast die Flexibilität, wo und wann immer du willst zu arbeiten 

  • Du bekommst einen Laptop zur Verfügung gestellt, den du auch in deiner Freizeit nutzen kannst 

  • Split, Barcelona, Zürs. Hauptsache Spanien, oder? Du hast die Möglichkeit an vielen verschiedenen Events in ganz Europa teilzunehmen.

  • Wenn du dich für Themen interessierst die über den Tellerrand deiner eigentlichen Tätigkeit hinausgehen, unterstützen wir dich dabei und geben dir die nötigen Freiheiten, Projekte im ganzen Unternehmen umzusetzen. Übrigens, die meisten unserer Werkstudenten arbeiten mittlerweile Vollzeit bei uns.

Über uns
Jedes neue Teammitglied verändert das Team. Wir lieben es, voneinander und miteinander zu lernen und sind daher stets auf der Suche nach Menschen, die uns bereichern und sich mit uns weiterentwickeln.

  • Teil von Giant Swarm zu werden, bedeutet Teil der Cloud Native-Community zu werden. Wir tragen aktiv zu Upstream-Projekten bei und unsere vierteljährlichen Hackathons geben Dir Raum, um an Projekten außerhalb deines normalen Jobs zu arbeiten. Gelegentlich, wenn wir uns als Team voll und ganz auf ein Projekt konzentrieren wollen, streichen wir alle Meetings und Routinen für eine gewisse Zeit, um uns während unserer Hive-Sprints besser konzentrieren zu können. 
  • Kontinuierliches Lernen ist uns wichtig – dies fördern wir durch halb jährliche Personalentwicklungsgespräche, Budgets für Schulungen/Zertifizierungen/Coaching,  sowie regelmäßige Feedbackgespräche und Workshops. Wir arbeiten in cross-funktionalen Teams um einen stetigen Wissensaustausch sicherzustellen.
  • Hier noch ein paar Fun- Facts über unsere Unternehmensstruktur: 

Wir zählen keine Feiertage, sondern legen eine Mindestanzahl fest; Du kannst Dir für deine Arbeit deine eigene Hard- und Software aussuchen;

Als Unternehmen, das mehr Kinder als Mitarbeiter hat, ist uns Familienfreundlichkeit wichtig; Wir treffen uns zweimal im Jahr als gesamtes Unternehmen und sehen (wenn möglich) Konferenzen als wichtigen Treffpunkt für unsere Mitarbeiter:innen an; Wir sind bestrebt, vollständig transparent zu sein (Finanzen, Gehälter), es sei denn, es schadet den Mitarbeiter:innen und vertrauen Dir, auf dieser Grundlage die besten Entscheidungen zu treffen.
 
Die für uns wichtige Unternehmens Elemente, die einem auf Grund der gängigen „Buzzwords“ wie agiles Mindset, funktionsübergreifende Teams, Selbstorganisation geläufig sind und auch der Wert des Einzelnen oder das Vertrauen & Teamwork werden bei uns groß geschrieben.

Und nicht nur das, wir fördern sie umso mehr, wir leben sie und wir wiederholen sie täglich in unserem Arbeitsalltag und vor allem im Umgang miteinander. Du willst mehr darüber erfahren wie wir arbeiten? Dann schau mal auf unserem Blog vorbei.

Wichtiger Hinweis: 
Wir rekrutieren nicht auf Basis von Lebensläufen, uns interessiert wer du als Mensch bist :)
Wir freuen uns über Bewerbungen von jedem, unabhängig von ethnischer oder nationaler Herkunft, Religion, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung oder Alter.
We are looking forward to hearing from you!
Thank you for your interest in Giant Swarm. Please fill out the following short form. Should you have difficulties with the upload of your data, please send an email to jobs@giantswarm.io.

Please upload your CV, recent certificates and a short cover letter (max. 20 MB in total).

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